Este episodio esta impulsado por Vircore: “Gestión sencilla de proyectos complejos”

Los entornos comunes de datos (CDEs Common Data Environment) son importantes para gestionar documentos e información en diversas industrias. Son diferentes de los sistemas de gestión de documentos (DMS Document Management System) ya que incluyen funciones adicionales como OCR y creación de metadatos. Los entornos comunes de datos (CDEs) son plataformas diseñadas para almacenar y administrar documentos e información de manera eficiente. A diferencia de los sistemas de gestión de documentos (DMS), los CDEs van más allá al proporcionar funciones adicionales que facilitan la clasificación y organización de los documentos. Por ejemplo, el OCR (reconocimiento óptico de caracteres) permite la extracción de texto de documentos escaneados, lo que facilita la búsqueda y recuperación de información. Además, los CDEs también ofrecen la creación automática de metadatos o etiquetas, lo que ayuda a categorizar y organizar los documentos de manera más efectiva.

En diversas industrias, los CDEs son herramientas vitales para gestionar la gran cantidad de información y documentos que se generan en el día a día. Por ejemplo, en el sector de la construcción, donde Ariel y David se desenvuelven, los CDEs son especialmente importantes debido a la cantidad de documentación y datos que se manejan en los proyectos de construcción. Estos entornos permiten a los profesionales acceder y compartir información de manera rápida y eficiente, lo que mejora la colaboración y la toma de decisiones.

Algunos ejemplos de sistemas de gestión de documentos (DMS) incluyen:

Gestores documentales y CDEs: análisis y diferencias

Los CDEs son entornos digitales que se utilizan para recopilar, gestionar y compartir información en un proyecto. En términos más simples, puedes pensar en un CDE como un gestor documental avanzado, diseñado específicamente para manejar la gran cantidad de datos e información que se genera en un proyecto de construcción.

  • Según la norma ISO 19650, un Entorno Común de Datos o CDE (Common Data Environment) se define como “un gran espacio colaborativo con normas para que podamos entendernos y donde cada uno de los activos del proceso pueda generar contenedores de información de cualquier tipo”.
  • En el proceso BIM definido por la ISO 19650, el CDE juega un papel crucial. Dentro de este entorno, la información se gestiona y se intercambia de manera eficiente y efectiva. Los archivos con los que se trabaja en el método BIM suelen ser mucho más grandes en comparación con los métodos de trabajo anteriores, lo que aumenta los requisitos de infraestructura en términos de capacidad de almacenamiento de nuestros ordenadores y el software a la hora de intercambiar información.
  • La norma ISO 19650 proporciona una guía sobre cómo trabajar de manera que sea útil para nosotros en el intercambio de la información. A partir de ahí, podemos elegir un software según las necesidades.
  • Además, la norma ISO 19650 indica cómo podemos jerarquizar la información dentro de un CDE. Durante el ciclo de vida de un proyecto, existe un flujo continuo de información que se refleja dentro de un CDE mediante contenedores de información. Un contenedor de información no es solo el archivo PDF final que intercambiamos con el cliente. Contiene una serie de metadatos (título, disciplina, emisor, estado, etc.) que ayudan a clasificar la información.

Principales funciones que debe incluir en CDE

Y para dar un poco de contexto histórico, los CDEs comenzaron a utilizarse en la industria de la construcción en la década de 2000, a medida que la tecnología digital se volvía más avanzada y accesible. Desde entonces, han jugado un papel crucial en la transformación digital de la industria AECO, tal y como indica el artículo de Fernando Blanco en buildingSmart Spain “CDE, ¿repositorio único o matrioska?” en el que se destacan las siguientes funcionalidades y recomendaciones:

Los CDEs pueden simplificar enormemente la gestión de la información en un proyecto. Por ejemplo, un estudio realizado en 2018 por lo que en su momento era la compañía PlanGrid y el Fails Management Institute (FMI) encontró que los trabajadores de la construcción pierden casi el 35% de su tiempo en tareas no productivas, incluyendo la búsqueda de información del proyecto. Al centralizar toda la información del proyecto en un solo lugar, un CDE puede reducir significativamente este tiempo perdido. Dependiendo de cada tipo de software las funcionalidades van a variar significativamente.

La importancia de la norma ISO-19650

Descripción de la norma ISO-19650 como una norma internacional para la gestión de información en proyectos de construcción utilizando BIM. Discusión sobre cómo la norma proporciona directrices para el uso de CDEs. La teoría de los estados de los documentos, recomendaciones de nomenclaturas y sistemas de carpetas. ¿Qué tipo de información debe incluirse en un CDE’ lo podemos ver en la siguiente imagen extraída de la norma:

Podemos ampliar información en el podcast de Iván Guerra de BIM Level hablando sobre la norma ISO 19650 y su aplicación en la gestión de la información en obras de edificación e ingeniería civil que utilizan BIM., así como los podcast dedicados a la serie de CDE como el episodio “BIM Level – 073 CDE“ que habla sobre como Implantar un CDE una guía detallada sobre cómo seleccionar, configurar y gestionar un CDE. y se discuten aspectos como la elección de plataformas en función de la realidad de la empresa, la configuración de la estructura de carpetas y permisos de acceso, y la gestión de la plataforma con muchos usuarios y alta rotación.

Tipos de CDEs

Existen diferentes tipos de CDEs, incluyendo CDEs basados en la complejidad (desde soluciones simples hasta sistemas altamente personalizables), CDEs basados en el precio (desde opciones gratuitas hasta soluciones de alto costo), y CDEs basados en tipos específicos (como CDEs para proyectos de construcción, infraestructuras, etc.). Hay una definición desarrollada en el libro Diario de un BIM Manager, no se si te suena de algo David, en el que se establece la siguiente división:

  • Entornos común de datos simplificados (ECDS): son almacenamientos en la nube que sólo gestionan archivos con un control de accesos básico. Si nos ceñimos a la definición específica de CDE, en general no cumplen con la mayoría de requisitos definidos en la ISO-19650.
    • Compatibles con los principales sistemas operativos.
    • Disponen de cuentas gratuitas iniciales con una capacidad limitada.
    • Accesible desde navegador web y dispositivos móviles a través de Apps correspondientes.
    • Solo se necesita una cuenta de email para darse de alta.
    • Permite compartir archivos y carpetas con otros usuarios para que editen en tiempo real, mandándoles una invitación por correo electrónico o un enlace.
    • Coste aproximando 100€/anual.
    • Curva de aprendizaje razonable: 10-20 horas
  • Entornos común de datos medios (ECDM): incorporan funcionalidades respecto al simplificado, tienen una relación calidad/coste accesible.
    • Disponen de herramientas específicas de coordinación: revisión de modelos, visores.
    • Almacenamiento de datos ilimitado.
    • Control de versiones eficiente (no depende del usuario)
    • Trazabilidad y control de  accesos avanzado con múltiples perfiles y roles.
    • Dispone de APIs para programar.
    • Relación calidad / precio proporcionada.
    • Coste aproximando entre 500€-2.000€/anual.
    • Curva de aprendizaje razonable: 10-20 horas.
  • Entornos común de datos avanzados (ECDA): además de la gestión de archivos básica disponen de sistemas de revisiones, de visores muy completos 3D y los más avanzados tienen gestión documental, control de versiones, creación de procesos, etc.
    • Disponen de herramientas específicas de coordinación: revisión de modelos, visores. Integrar procesos empresariales. Dispone de APIs para programar.
    • Almacenamiento de datos ilimitado.  Control de versiones eficiente (no depende del usuario)
    • Trazabilidad y control de  accesos avanzado con múltiples perfiles y roles.
    • Diseño de workflows para tomas de decisiones.
    • Cuadros de mando y BI. Uso de inteligencia Artificial.
    • Control de tareas,  información complementaria, etc. 
    • Costes muy elevados superior a 10.000-100.000€/anual.
    • Curva de aprendizaje es muy elevada: +20 horas para usuarios, +100 horas administradores.
  • Soluciones de integradores y/o sincronizadores:
    • Soluciones complejas basadas en programación tipo Azure, AWS, IBM Cloud, etc.
    • Soluciones de mover.io: https://mover.io/
    • Programaciones sencillas como Cobian backup: https://www.cobiansoft.com/
    • bim360adminTools : https://360admintools.com/

Ejemplos de software de CDE

En el Informe de Construcción Digital 2021 de NBS destaca los avances significativos logrados gracias a la implementación de software especializado en la industria de la construcción. Uno de los aspectos más destacados del informe en las versiones anteriores al 2021, cuando se denominaba “National BIM Report 2020” es la mención de un listado de CDES clasificándolas por los porcentajes de uso. También se citaban los programas de edición de textos en la construcción digital. En la siguiente imagen podemos ver un listado interesante:

Otras referencias son las indicadas en el libro “Diario de un BIM Manager”:

  • Entornos común de datos simplificados (ECDS)
  • Entornos común de datos medios (ECDM)
  • Entornos común de datos avanzados (ECDA)

Desafíos del uso de CDEs

El recurso de CDE comparison tool realizado por Catenda, ofrece una herramienta especializada en la comparativa de CDEs. Esta herramienta permite analizar las especificaciones de un proyecto y seleccionar los CDEs que se desean comparar. Entre sus principales características se encuentran:

  • La capacidad de recopilar información y trasladarla a una hoja de cálculo.
  • La opción de agregar comentarios y compartir la información con el equipo de trabajo.
  • Facilita el análisis de datos, permitiendo tomar decisiones más acertadas.

Además, es importante mencionar los desafíos asociados con el uso de CDEs. Estos desafíos abarcan desde problemas técnicos hasta cuestiones de adopción y costos. Por otro lado, en el ámbito de la cultura de los datos, se destaca la importancia de los metadatos y la necesidad de romper ciclos, evitando así la creación de copias innecesarias.

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